Protokoll ügyintéző tanfolyam - SZÁMALK

• Protokoll ügyintéző (iskolarendszerben támogatottan is!) - Budapest
  

A szakmai vizsgára bocsátás feltételei:
Az utolsó szakképző évfolyam eredményes elvégzése, és alapfokú C típusú nyelvvizsga.

A protokoll ügyintéző képzés vizsgái (egységes minden iskolában):

1. vizsgarész - Adminisztráció végzése
Az üzleti élet bonyolításához nélkülözhetetlen teendők bemutatása, pénzügyi, jogi ismeretek alkalmazása (szóbeli)

2. vizsgarész - Kommunikációs tevékenység gyakorlása
Előre megadott szempontok alapján összeállított helyzetgyakorlatok megoldása szóbeli kommunikációs eszközök alkalmazásával (gyakorlati)

3. vizsgarész - Rendezvényszervezés
1. vizsgafeladat: megadott esettanulmány alapján program, forgatókönyv, előkalkuláció, levelezés, végelszámolás összeállítása számítógépen (írásbeli)
2. vizsgafeladat: rendezvényszervezési ismeretek tételsor alapján (szóbeli)

4. vizsgarész - Protokoll elmélet
1. vizsgafeladat: az illem, etikett, protokoll alapfogalmainak, a magyar és nemzetközi viselkedéskultúra, a hivatali érintkezés, a hivatalos események protokoll szabályai (szóbeli)
2. vizsgafeladat: művészettörténet, egyház és vallástörténet, társadalomismeret és a a hazaitól eltérő kultúrák szokásai (szóbeli)

5. vizsgarész - Protokoll gyakorlata
1. vizsgafeladat: szituációs gyakorlat: megadott kritériumok alapján a kommunikációs szabályok és a protokoll ismeretek szakszerű alkalmazása
(gyakorlati)
2. vizsgafeladat: szituációs gyakorlat: magyar nyelven írásban megadott instrukciók alapján az ügyfél szóbeli tájékoztatása idegen nyelven az eseményről, teendőkről stb. (gyakorlati)
Időtartama: 30 perc

6. vizsgarész - Üzleti kommunikáció és ügyintézés
1. vizsgafeladat:szituációs gyakorlat: a rendelkezésre álló segédanyagok felhasználásával felkészülés egy hivatalos tárgyalásra a megadott szempontok alapján (gyakorlati)
2. vizsgafeladat: prezentáció készítése számítógépen és szóbeli bemutatása megadott kritériumok alapján (gyakorlati)
3. vizsgafeladat: megadott szempontok alapján úti jegy rendelése a hivatalos levél formai és tartalmi követelményeinek figyelembe vételével, szövegszerkesztővel (írásbeli)

A protokoll ügyintéző végzettséggel betölthető munkakörök:
Protokoll tanácsadó, szervező, ügyintéző

A protokoll ügyintéző munkaterületének leírása:
A protokollügyintéző idegenforgalmi marketing tevékenységet végez,
A protokollügyintéző segíti – idegen nyelven is – a protokoll területét irányító vezetőt a hazai és nemzetközi kapcsolattartás formai követelményeinek betartásában,
Tájékoztat, információt nyújt partnerei számára,
Segít a programok előkészítésében, a lebonyolításban, a pénzügyi elszámolás elkészítésében, és utókalkulációt is végez,
Rendezvényszervezést végez, ütemtervet készít,
Konferenciákat szervez, melyhez megfelelő forgatókönyvet és feladatlistát készít, biztosítja a személyi és technikai feltételeket,
Ismeri és gyakorolja a civil szféra, az állami és nemzetközi protokoll előírásait és társas érintkezés szabályait,
Elvégzi a programokkal kapcsolatos adminisztrációs teendőket – pl. ügyfél-elégedettségi felmérést végez, reklamációt kezel, jegyzőkönyvet, körlevelet készít…stb.
Médiakapcsolatokat szervez, sajtóanyagot készít,
Reklám és propaganda tevékenységet végez, megköti a legmegfelelőbb szerződéseket,
Kapcsolatot tart a programgazdával, az ügyféllel,
Programokat, szolgáltatásokat ajánlj és értékesít, részletes információt ad az adott szolgáltatásról és ellenőrzi a szolgáltatás igénybevételét,
Ismeri a személyszállítás, a vendéglátás, az elszállásolás, a személyi biztonság területeit, ezáltal kiválassza a legmegfelelőbb lehetőségeket a résztvevőknek, partnereknek,Sajtótájékoztatót, hivatalos tárgyalásokat előkészít, szervez, bonyolít le.

* * *

A protokoll ügyintéző képzéshez kapcsolódó cikkek, hírek:

Kiváló a kommunikációs készséged? Nem ijedsz meg a váratlan helyzetektől? Kreatív vagy és imádsz szervezkedni? Akkor neked érdemes protokoll-ügyintézőnek tanulni.

De mit is csinál a protokoll ügyintéző?
Számtalan szálat tart egyszerre a kezében, rendezvényeket, összejöveteleket, sajtótájékoztatót szervez, vendégeket fogad, szállást foglal, adminisztratív munkákat végez, és még sorolhatnánk. Olyan összetett munkakörről beszélünk, ami igazán pörgős és állandó ötletességet kíván.

Aki protokoll-ügyintézőként végez, az – mint a neve is mutatja – kiválóan ismeri a protokollt. Így méltóan képviselheti vállalatát, ügyfeleit ügyintézés és szerződéskötés során. Nemcsak az üzleti élet illemszabályait ismeri, hanem minden szituációban feltalálja magát. Más országokkal való kapcsolata nem csupán nyelvtudásában mutatkozik meg, a különböző kultúrák ismerete, etikettjének betartása is jellemzi őt. Ez elengedhetetlen a külföldi üzletfelekkel való tárgyalás és üzleti kommunikáció során.

Legyen szó saját vállalatának külföldi utazásáról, külföldi ügyfelek érkezéséről, vállalati összejövetelekről, igyekszik minél több igényt szem előtt tartani, mindenki számára izgalmas programokat, igényes rendezvényeket szervezni. Pénzügyi, számítógépes és ügyviteli ismeretekkel is rendelkezik.

Mit tudok én a protokoll ügyintéző végzettséggel kezdeni?
A szakma sokoldalúságát mutatja, hogy elsajátítása után lehetőség nyílik több területen is a munkát vállalni. Akár az idegenforgalom, akár a vendéglátás ugyanúgy megfelelő lehet számára, mint a rendezvényszervező cégek vagy a multinacionális cégek. Szállodában, utazási irodában, esküvőszervező cégnél dolgozhat, lehet hostess, idegenvezető, utazási tanácsadó, rendezvényszervező vagy idegenforgalmi ügyintéző is.

Kiknek ajánlott a protokoll ügyintéző képzés?
Azoknak ajánlott, akik szeretnék magukat állandóan tovább képezni, szeretnek másokkal dolgozni és együttműködni. Akik szeretnék hazánk gasztronómiai, földrajzi és művészettörténeti sajátosságai mellett más országokét, kultúrákét is megismerni. Azoknak, akik nem riadnak meg a konfliktusoktól, a problémákat új kihívásként élik meg.

Ez a rövid leírás csak aprócska szelete annak, amit egy protokoll ügyintéző végez munkahelyén. A jó protokoll-ügyintéző egy igazi Jolly Joker, akire minden helyzetben lehet számítani. És éppen ez az, ami miatt ez egy sokat keresett szakma. Pontosan a szerteágazó munkakörből adódik az, hogy ha egy munkáltató talál egy precíz és megbízható ügyintézőt, attól már többé nem akar megválni.

*

A megjelenés dönthet a tárgyalás sikeréről

Hiába a jó termék, a meggyőző előadásmód, ha egy üzletember megjelenése visszataszító, nehezen jön létre üzlet.
Tárgyalásra készülve az egyik legfontosabb tudnivaló: a tárgyalás kimenetele már belépésnél eldől. Minden találkozáskor létrejön az úgynevezett "hello-effektus"- ez annyit tesz, hogy mindenképp kialakul valamilyen benyomás a másik félről. Ez mindig pozitív vagy negatív - semlegesség nem létezik. Ráadásul - míg az előnytelen első benyomás ritkán fordítható pozitívba, addig meggondolatlan lépésekkel még a kezdeti kedvező fogadtatás is könnyen lerombolható. Az üzletkötés sikerében így a termék vagy szolgáltatás piacképességén és a tárgyalástechnikán túl a megjelenésnek is megkerülhetetlen szerep jut.

1. protokoll szabály: a tárgyalás a fürdőszobában indul

A tárgyalás gyakorlatilag a fürdőszobában elkezdődik - méghozzá az alapvető higiéniai teendőkkel, és az alkalomhoz illő öltözék összeállításával. A kilencvenes évek vállalkozói szféráját esztétikailag "katasztrófa sújtotta övezetté" lehetett volna nyilvánítani. Az akkori protokoll sztenderd még suhogós öltönyből, makkos cipőből, autóstáskából vagy fémbetétes diplomatatáskából tevődött össze. Manapság szerencsére alig látni hasonlót. A tárgyalásra készülők azért így is rengeteget ronthatnak az összképen, ha figyelmen kívül hagynak néhány fontos szabályt.

2. protokoll szabály: fontos, hogy jól érezzük benne magunkat

Férfiként például a fekete, szürke, sötétbarna vagy sötétkék öltöny számít az üzleti életben elfogadott viseletnek. Az öltözék külleme, és az, hogy viselője hogyan érzi magát benne, szintén meghatározó lehet. Nem elég egy öltönyt csak felvenni és hordani: viselni is tudni kell. Az öltöny szabása szintén meghatározó lehet: addig kell válogatni a kínálatból, míg meg nem találjuk a legmegfelelőbbet-ha végképp nem oldható meg másként, szabassuk át egy kicsit.

3. protokoll szabály: ing és nyakkendő: így van összhangban

Az ing és a nyakkendő harmóniája is megkerülhetetlen. Egyszínű inghez mintás nyakkendő, míg mintás inghez inkább egyszínű nyakkendő passzol. Színes ingek esetén férfiként és nőként egyaránt javasolt konszolidált, visszafogott árnyalatokban gondolkodni.  Ne feledkezzünk el az ideális nyakkendőhosszról se: mind a rövid, mind a lobogóan hosszú komikus látványt nyújt. Protokollnak megfelelő hosszúságban pont a derékszíj közepéig ér. Mindemellett nem árt tudni: a nyakkendőtű használata mellőzendő. Már nem számít divatos darabnak.

4. protokoll szabály: zokni-a cipő meghosszabbítása

Az üzleties megjelenéshez a cipő  és a zokni összhangja is hozzátartozik. Nevetséges hatást kelthetnek a lépcsőkön felfelé haladó üzletemberek kivillanó bokái vagy a cipőktől eltérő színű zoknik. A zokni a cipő meghosszabbításának felel meg - legyen ezért mindig a cipővel azonos színű és lábszárközépig érő.
A kosztüm színének megválasztásakor már valamelyest nagyobb az üzletasszonyok mozgástere. Csupán egyetlen tabu szín létezik, a piros. Az utóbbit ugyanis gyakran hozza összefüggésbe a közvélemény a prostitúcióval...

5. protokoll szabály: gyűrű két egymás melletti ujjon

Hölgyeknél a hajviselet megválasztásán, az illatszerek és az ékszerek összeválogatásán is nagy a hangsúly. A frizurának engedni kell láttatni az arcot; előnyös, ha a hajviselet nyílt, barátságos megjelenést kölcsönöz viselőjének. Az ékszerekkel is körültekintően kell bánni. Esztétikai és protokolláris szempontból is súlyos tévedés mindegyik vagy épp két egymás melletti ujjon egyszerre gyűrűt viselni. Protokoll szempontból a legjobb egyébként, ha ezekből is konszolidált, mértéktartó darabokat választunk. Egy-egy, nem túlzottan hivalkodó, elegáns aranygyűrű már bőven megteszi. A fülbevalókkal is hasonló a helyzet.

6. protokoll szabály: férfiak a fülbevalót vegyék ki

Itt érdemes megjegyezni: bár a férfiaknál a fülbevaló viselése az utóbbi időben már visszaszorulóban van, a mégis fülbevalót viselőknek a tárgyalás idejére a siker érdekében mindenképpen nélkülözniük kell. Még akkor is, ha a fülcimpákon tisztán kivehető az alkalmilag eltávolított ékszer helye.  tárgyalópartner mindenképpen fogja értékelni a gesztust, hogy a másik fél a tárgyalás idejére, a siker érdekében hajlandó volt egy keveset alakítani megjelenésén. Mértéktartóan kell bánni a parfümök, illatszerek használatával is: teljesen felesleges az egész irodaházat belengő, orrfacsaró illatfelhőben végiglejteni a tárgyalóban. A mennyiség meghatározásakor nem árt egy, a közelben tartózkodó bizalmas személy tanácsát is kikérni, nem szórtunk-e magunkra elviselhetetlenül nagy mennyiséget kedvenc illatunkból. Egy kívülálló mindig jobban meg tudja ítélni, nem estünk-e át a ló túlsó oldalára.

7. protokoll szabály: visszataszító az ápolatlanság

Nőként és férfiként egyaránt kihagyhatatlan a kéz és a körmök állapota: visszataszító látvány az ápolatlan, a rágott vagy éppenséggel "gyászkeretes", kosztól feketéllő köröm. Igaz, a túlzásba vitt körömápolás is legalább annyit árt, mint használ. A protokollszakértők tapasztalata szerint az utóbbi időben az üzletasszonyokat is utolérte a műköröm-divat. Sajnos, ez eddig inkább hátrányukra, mint előnyükre vált.

A protokoll írott és íratlan szabályai egyáltalán nem azért jöttek létre, hogy elviselhetetlenül szoros keretek közé szorítsák esetleg mesterkélt viselkedésre késztessék az üzleti élet szereplőit. A cél sokkal inkább a helyzet megkönnyítését szolgálja: előbb vagy utóbb ugyanis automatikussá válik a tájékozódást segítő szabályok betartása...
 

Ajánlott képzésünk: idegenvezető tanfolyam.